Chứng từ kế toán được hiểu là những hóa đơn, sách vở từ hoạt động giao dịch thanh toán giao dịch giao dịch giao dịch doanh nghiệp. Do đó chứng từ kế toán chính là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý. Sau khi dùng làm địa thế căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp và tàng trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Bài viết sau đây sẽ ra mắt 1 số ít mẹo về cách tàng trữ chứng từ kế toán và sắp xếp hợp lý.
Quy định về cách sắp xếp tàng trữ chứng từ kế toán
Không có quy định bắt buộc về cách sắp xếp chứng từ kế toán. Mỗi đơn vị công dụng tùy theo tình hình cụ thể sẽ lựa chọn những cách sắp xếp sao cho: dễ bảo quản, dễ tìm kiếm để Giao hàng cho công tác làm việc quản trị nội bộ cũng như giải trình với những cơ quan chức năng.
Doanh nghiệp hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn có thể sắp xếp theo: Từng bộ chứng từ chung hoặc từng bộ chứng từ riêng biệt
Cách sắp xếp tàng trữ chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ chung
Với cách sắp xếp này, kế toán sẽ cần tổng hợp 2 bộ chứng từ lớn đó là Tờ khai thuế và Hóa đơn (đầu vào và đầu ra).
Tờ khai thuế
Thông thường kế toán sẽ sắp xếp tờ khai thuế theo quý. Bộ chứng từ này bao gồm hàng loạt những gì tương quan đến khai thuế:
- Tờ khai thuế GTGT
- Tờ khai thuế TNCN
- Tờ khai thuế TNDN
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Hóa đơn nguồn vào và hóa đơn đầu ra
Kế toán nên sắp xếp những loại hóa đơn này theo trình tự thời gian. Xếp theo từng kỳ kê khai thuế tương ứng với bảng kê mua vào kỳ đó giống như trên tờ khai thuế đã nộp.
Lưu ý về giá trị hóa hơn đầu vào:
- Nếu hóa đơn < 20 triệu mà thanh toán tiền mặt:
Hóa đơn kẹp cùng phiếu chi tiền + phiếu nhập kho. - Nếu hóa đơn > 20 triệu mà thanh toán chuyển khoản:
Kế toán photo Ủy nhiệm chi kẹp cùng để tiện theo dõi nợ công và giải trình - Đối với tờ khai hải quan nhập khẩu thì phải kẹp cùng chứng từ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Trong trường hợp viết sai hóa đơn. Các kế toán viên có thể tìm hiểu thêm thêm bài viết: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
Mẹo sắp xếp tàng trữ chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ riêng
1. Chứng từ ngân hàng:
Bộ chứng từ ngân hàng nhà nước nhà nước thường thì bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay
- Thứ tự sắp xếp so với hồ sơ tiền gửi:
Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, ủy nhiệm chi theo thứ tự của tờ sao kê.
- Thứ tự sắp xếp so với hồ sơ tiền vay:
Hợp đồng vay, những phụ lục đính kèm hợp đồng vay, những khế ước nhận nợ và những hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời hạn cho từng hợp đồng vay.
- Nếu doanh nghiệp có ít phát sinh: Kế toán nên đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12
- Nếu có nhiều phát sinh: Kế toán nên sắp xếp mỗi 1 tháng là 1 bộ.
2. Phiếu xuất kho
Ngoài phiếu xuất kho, kế toán cần lưu phiếu tính giá tiền nhập kho kèm theo. Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….
- Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 bộ
- Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh
3. Chứng từ công nợ
Kế toán có thể sắp xếp những chứng từ nợ công theo thứ tự sau:
- Các biên bản thoả thuận đối trừ công nợ,
- Biên bản so sánh nợ công hàng tháng, hàng quý và hàng năm
- Công văn đòi nợ từng lần
- Quyết định giải quyết và xử lý công nợ
4. Chứng từ thanh toán
Các chứng từ thanh toán thì cần được sắp xếp cùng với những loại giấy tờ sau:
- Đề nghị thanh toán hay ý kiến đề nghị tạm ứng có ký duyệt, phê duyệt của Giám đốc
Với những khoản chi theo yêu cầu, quết định của Giám đốc: Ghi rõ theo quyết định, văn bản quyết định hành động hành động hành động hành động nào, văn bản yêu cầu. Kèm theo Giấy xác nhận trả nợ gốc & lãi vay ngân hàng (nếu có). Với Doanh Nghiệp có nhiều lần chi tiền cho 1 dự án, kế hoạch kế hoạch tổng thể và toàn diện và toàn diện đã phê duyệt: Kế toán cần kèm theo bản kế hoạch đó ở mỗi lần chi (photo) và bản lý nhận khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể. Với những khoản chi có định mức như xăng xe.Phải được kèm theo những bản theo dõi “km” trên xe. Có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hay các bộ phận công dụng có quyền trong DN. - Các phiếu thu hay giấy báo có kế toán lưu cùng hợp đồng bán hàng; hoá đơn GTGT & các loại chứng từ khác có liên quan.
5. Chứng từ về gia tài của doanh nghiệp
Kế toán nên thông kê từng loại gia tài và tàng trữ chứng từ theo từng loại gia tài của doanh nghiệp.
Việc sắp xếp theo từng loại gia tài sẽ tiện cho việc tra cứu hơn là sắp xếp theo thời gian.
- Mỗi loại tài sản sẽ bao gồm những chứng từ tương quan như:
- Tờ trình phê duyệt có chữ ký và con dấu việc mua tài sản.
- Hợp đồng mua tài sản đã ký kết với bên bán.
- Biên bản giao nhận tài sản.
- Biên bảo thanh lý tài sản.
Trên đây là một số ít mẹo sắp xếp tàng trữ một số loại chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Việc sắp xếp các chứng từ khoa học sẽ giúp kế toán tiết kiệm chi phí thời gian, thể thiện được tác phong thận trọng và sáng tạo trong công việc. Doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu yếu kiểm tra thông tin hoặc các nhu yếu thanh tra của cơ quan chức năng.
Phần mềm kế toán Kaike có chức năng quản lý một số chứng từ kế toán. Hỗ trợ việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu chứng từ nhanh chóng. Giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của kế toán. Đảm bảo việc dữ gìn và bảo vệ và tàng trữ thông tin hiệu quả.
Sử dụng phần mềm kế toán Kaike miễn phí
Hỗ trợ doanh nghiệp siêu nhỏ tham gia chuyển đổi số kế toán, GMO thực hiện chương trình tặng miễn phí phần mềm.
ĐĂNG KÝ NGAY
